《萧山日报》：《我区企业档案工作又上新台阶——传化集团通过企业首个数字化档案室验收》

一说起档案馆，一般人的印象是很神秘--棕黄色的档案袋、密密匝匝的资料册，里面放着机要文件，普通老百姓无缘读到。日前，记者从全省“档案工作与民营企业发展”研讨会上了解到，传化集团的“电子档案室”顺利通过了我区档案局“第一批数字档案室试点验收”。

　　据悉，开展数字档案室试点工作为我区所独创，已建成的数字档案室利用效果明显，访问量非常高，如萧山中学数字档案室自运行以来，登录访问量已达24000多人次。但是，很多萧山的企业对于建档还比较陌生，更谈不上有数字化的档案，为什么传化集团如此重视档案的建立和完善工作呢？记者就此采访了传化集团有关负责人。

　　七大模板构成了“电子档案室”

　　传化集团的“电子档案室”主要有7大模块，一是视频档案，收集了集团3万余兆、约290小时的视频在线播放内容；二是档案资料，可以检索到集团与各企业11个大类历年的档案共计18.89万条数据和4万页原文的检索利用，以及电子文档管理中心，使整个集团员工所产生的电子文件能自动传送到PDE档案软件的数据库中；三是专题汇编，设有历史写真（含集团及各企业历年来的照片档案）、证件室（收集了集团及各企业工商注册税务等方面证件）、企业大事记、企业荣誉、商标注册专题、压力容器设备等；四是档案动态，集团档案工作达标省级的变迁过程、档案工作荣誉；五是档案宣传，有档案例会纪要、档案活动、档案案例分析等；六是系统管理，由管理员负责；七是数字图书馆。只要进入局域网的成员，就能浏览到5大模块（除“档案资料检索”与“系统管理”两个模块有特定权限外）。

　　对于申报工作来说，非常重要

　　很多企业名气大了，都想申请“驰名商标”，可是这个申请工作还真有点麻烦。“驰名商标”是国家保护的商标，申请时需要附上从商标注册之后的所有打假查出情况的资料。据了解，传化集团只花了4个月左右的时间，就完成了申报“驰名商标”的工作。据有关申报的负责人徐炎介绍，当时的申报材料有800多页，这完全得益于完善的企业档案。最近，传化集团正在申报两项国家名牌。徐炎告诉记者，申报国家名牌，需要准备企业前3年所有的资料，涵盖企业方方面面的情况，幸好现在的档案已经数字化了。

　　他还介绍，如果企业成立集团公司之后，资本结构肯定会进行梳理，所以一定要保存好每个公司的登记注册材料，方便管理人员、章程修改等等。很多工作做好了就存档，不仅可以及时提醒你，用的时候还能节约不少成本。

　　档案工作需要企业重视、部门配合

　　早在传化集团发展之初，就设立了综合档案室。1999年，传化集团就购买了北京量子PDE档案条目版软件，利用信息化手段来辅助传统的手工档案管理工作。2000年，通过了国家二级档案管理达标验收。2002年，又引进了北京量子PDE档案网络版软件，并于该年在传化局域网上正式启用“电子档案室”。后来又经过改版，“电子档案室”就出现在集团的TFOA3.0信息化平台上。去年11月，该集团又将档案室作为一个专业部门设立，并投入80万元改建近1000平方的档案库房。据该负责人介绍，档案信息化管理工作也是企业生产经营管理发展到必然阶段的一种需要，应该纳入企业整体信息化管理的工作规划。要使档案信息化，就需要档案业务部门与企业信息化管理部门紧密的协作，以课题和项目团队的形式共同来完成。

　　档案信息化需要基础和创新结合

　　在采访中，记者了解到，档案信息化不仅是信息技术的应用，企业档案信息化建设的难点在于企业信息系统及文件数据的复杂多样。而建立在扎实的档案基础管理之上的档案信息化开发与应用才是牢固的根基，没有基础管理的档案信息化是很难进行操作的。该负责人还介绍，信息化对传统的档案工作理论、技术、方法带来严峻挑战，例如如何保证数字化档案的安全，这都是企业需要在今后的档案工作中不断加以创新的。

　　据悉，今年我区有34家单位被列为第一批数字档案室试点。截止7月底，共有10家单位通过验收（区委办、区人大、区府办、区政协、临浦镇政府、区一医院、区第一职高、区第四职高、萧山中学、传化集团），在镇街、区级机关、企事业单位和教育系统分别树立了典型。其中，区一医院、区第一职高、传化集团以97.5分的考核分并列第一。第一批试点工作预计将于年底结束。